古い顧客名簿や退職者の書類が溜まり続けているが、消してよいのか決められない

取引が終わった客の名簿。採用しなかった人の履歴書。辞めた社員の書類一式。何年も前に済んだ案件のファイル。どれも役目は終わっているが、共有フォルダにも棚にも、そのまま残っている。「これ、もう消していいですか」と聞かれると、返事に詰まる。消して困ったらどうするのか。かといって、いつまで持っておくのかと聞かれても答えられない——この辞典が扱うのは、その場面である。

ここで扱うのは、使い終わったもの、この先使うあてが見当たらないものに限る。売上や在庫の記録のように、読み返せば判断の材料になるものは、別の話になる。

• 共有フォルダに、十年前の年度の名前が付いたフォルダが残っている。最後に誰が開いたのかは、分からない。
• 取引が終わった客の名簿が、当時の担当者の名前のフォルダに入ったままになっている。
• 採用しなかった応募者の履歴書が、メールの添付や共有フォルダに残っている。
• 退職した社員の書類一式が、紙でもデータでも残っている。その中にマイナンバーの控えが入っているかどうかは、開けてみないと分からない。
• 「これ、消していいですか」と社員に聞かれて、「念のため残しておいて」と答えたことがある。
• 保存先の空きが少なくなると、容量を増やす話にはなるが、中身を減らす話にはならない。

並んでいるのは、何かが漏れた話でも、失くなった話でもない。役目を終えたものが、行き先を決められないまま置かれている話である。

この場面で出てくる考えは、たいてい一つである。「消して困ることはあっても、残して困ることはない」。

消したあとで要ると分かっても、取り戻せない。残しておく分には、今日は何も起きない。この比べ方をするかぎり、答えは毎回「残す」になる。社員は自分の判断では消せないので、経営者に聞く。聞かれた経営者は、その場でいちばん安全に見える返事をする。「念のため、残しておいて」。一回ごとに見れば、どれも筋の通った判断である。その判断が年の数だけ重なって、今の量になっている。

時間がたつと、もう一つ事情が加わる。フォルダを作った担当者が異動し、あるいは辞めて、中に何が入っているのかを言える人がいなくなる。中身の分からないものは、なおさら消せない。こうして「全部取っておけば安全」という考えは、見直される機会のないまま続いていく。

「全部取っておけば安全」は、半分は当たっている。

法人の帳簿や、注文書・契約書・領収書といった取引の書類には、税の決まりで保存しなければならない期間がある（国税庁の案内「帳簿書類等の保存期間」）。株式会社には、会社法にも、会計帳簿などを保存する定めが別にある。同じ帳簿に、別々の決まりが、別々の期間でかかっていることになる。労働者名簿や賃金台帳といった労務の書類にも、労働基準法が保存の期間を定めている。これらは、期間が終わる前に捨てれば決まりに反する。この種類の書類については、「念のため残す」は正しい。

ところが、国の決まりには、逆の向きのものもある。顧客の名簿のように、個人の情報を探せる形にまとめたデータ（法律の言葉では個人データ）についてである。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」は、事業者が持っている個人データについて、利用する必要がなくなったときは「当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」と書いている。その例として挙がっているのは、キャンペーンの懸賞品を送るために持っていた応募者のデータで、発送が終わり、届かなかった場合の対応などに要る合理的な期間が過ぎた場合である。

この一文は、二つの点で読み違えやすい。一つは強さである。書かれているのは「努めなければならない」であって、「消さなければならない」ではない。もう一つは範囲である。同じ箇所に、「法令の定めにより保存期間等が定められている場合は、この限りではない」と添えられている。残す決まりがあるものは残す。無いものは、要らなくなったら消すよう努める。国のガイドラインの同じページに、両方の向きが並んでいる。

しかも、個人情報保護法の側には、年数が書かれていない。同委員会は、公開している質問と回答の中で、個人情報保護法は保存の期間や廃棄すべき時期を定めていない、と説明している。「遅滞なく」がどのくらいの期間を指すのかについても、データの取扱いの状況によって異なりうるとしたうえで、必要以上に長期にわたらないようにする必要があること、一方で事業者のデータ管理のサイクルなど実務上の都合に配慮することは認められることを挙げている。今日のうちに全部消すことを求める書き方ではない。ただ、税の書類のように「この日まで」という線が外から与えられないので、いつ役目が終わったことにするかは、事業者が自分で決めることになる。

強さがもう一段違うものが、一つある。マイナンバーである。同委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」は、マイナンバーを扱う事務の必要がなくなり、法令で定められた保存の期間も過ぎた場合には、「個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない」と書いている。こちらは「努める」ではない。例に挙がっているのは、従業員が会社に出す扶養控除等申告書である。税の決まりで一定の期間は保存することになっており、その期間が過ぎれば、マイナンバーの書かれたこの書類は、原則としてできるだけ速やかに廃棄しなければならない、とされている。一枚の書類に、この日までは残す、この日を過ぎたら捨てる、の両方が付いている。

（ここまでは2026年10月時点の決まりである。個人情報保護法は2026年7月に改正法が成立した。施行は、原則として公布から2年以内とされている。個人情報保護委員会が公表している改正の資料では、消去に努めるという定めは改正の対象になっていないが、実際に判断する際は、同委員会や国税庁の最新の案内で確かめる必要がある。年数は、書類の種類、法人か個人事業か、いつから数えるかで変わるため、ここには並べていない。）

残しておくことも、何もしていないことにはならない。前出の通則編は、個人データを守るための措置を、取り扱う個人データの性質と量を含む取扱いの状況などから生じるリスクに応じた内容にすることを求めている。この書き方は、使っているかどうかで分けていない。情報処理推進機構（IPA）の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」（第4.0版）は、リスクへの対応の一つに、リスクそのものをなくすやり方を挙げ、その例として、発送先の住所や氏名を発送のあともパソコンに保存し続けていたのをやめ、保存中の漏えいを避けるために利用後はすぐに消去する、という形を書いている。守りを足すのとは別に、持たないことで守るという選び方が、公的な資料に載っている。

こう並べると、「消してよいか」が決まらない理由が見えてくる。決まりは、書類の種類ごとに違う向きを向いている。ところが、溜まっているものは、種類では分かれていない。共有フォルダは、たいてい年度や担当者や取引先の名前で並んでいる。それは仕事をするときに探しやすい並びであって、「残す決まりがあるか」「個人の情報が入っているか」で分けた並びではない。退職した社員のフォルダ一つを取っても、保存の期間が決まっている労務の書類と、事務の必要がなくなり、保存の期間も過ぎれば廃棄や削除をすることになる、マイナンバーの書かれた書類と、そのどちらでもない書類とが、一緒に入っていることがある。

消してよいかを決められないのは、決心が足りないからではなく、どちらの物差しを当てればよいのかが、フォルダの外からは分からないからである。全部に同じ扱いをしようとするかぎり、選べるのは、いちばん無難な「全部残す」だけになる。

問いを、「消すか、残すか」から「これは、どの種類か」へ移す。

種類が分かれば、当てる物差しが決まる。行き先は、おおよそ四つになる。

• 残す決まりがある種類。期間が終わるまでは、残す。
• 残す決まりが無い個人データで、使う必要がなくなった種類。消すよう努める側に入る。
• マイナンバーが書かれたもの。それを扱う事務の必要がなくなり、元の書類の保存の期間も過ぎたら、廃棄または削除する側に入る。
• どれに当たるのか分からない種類。確かめるまで、動かさない。

四つ目があることが要になる。全部を一度に決めようとすれば、分からないものが一つあるだけで全体が止まる。種類に分ければ、決められるものから決まり、分からないものは「分からない」という名前の付いた、小さな山として残る。

手放し方も、一通りではない。前出の通則編は、個人データの消去を「当該個人データを個人データとして使えなくすること」と説明し、データを削除することのほか、特定の個人を識別できないようにすることなどを含む、としている。跡形なく消すか、そのまま持ち続けるか、の二択ではないということだ。

残るのは、分ける作業そのものである。何年分ものファイルを一つずつ開いて、これは何の書類かを言っていく時間は、中小企業では取りにくい。IPAの同じガイドラインも、会社が持つ情報を洗い出すときは、パソコンのハードディスクや机の引き出しを見るのではなく、日常どのような電子データや書類を使って業務をしているかを考えて洗い出すと作りやすい、と書いている。山を端から開けるのではなく、種類の側から入る。そのうえで、すでに溜まっている山をどう種類に寄せていくかに、いくつかの道がある。

溜まったものへの手のつけ方は、一つではない。溜まっている量と、いま仕分けに割ける時間で、取りやすい道が変わる。

A案：ファイルの名前と日付の一覧をAIに渡し、種類ごとの仕分け表の下書きを作らせる

種類で分けるのに、まず中身を開く必要はない。ファイルやフォルダには、名前と、置き場所と、最後に更新した日が付いている。「2016年度_請求書」「採用_応募者」「退職者_（氏名）」といった名前は、それだけで種類の見当がつく。この外側の情報だけを一覧にしてAIに渡し、種類ごとにまとめ直した表の下書きを作らせる、という道がある。

渡すのは、名前・置き場所・最後に更新した日・大きさの一覧だけで、ファイルの中身は渡さない。頼むことは、次のようになる。

• 「この一覧を、書類の種類ごとにまとめ直してほしい。取引の書類、給与や入社・退社に関わる書類、顧客や応募者の名簿、案件ごとの資料、というように」
• 「種類ごとに、法令で保存の期間が決まっていそうか、個人の情報を含みそうかを、『ありそう・なさそう・分からない』のどれかで付けてほしい。年数は書かなくてよい」
• 「種類ごとに、いちばん古い更新日と、いちばん新しい更新日を添えてほしい」
• 「種類ごとに、残すか消すかを誰に確かめれば決まるのかを書く欄を、空けておいてほしい」
• 「名前から種類を判断できないものは、無理に振り分けず、『分からない』にまとめてほしい」

返ってくるのは、ファイルの数だけ行のある一覧ではなく、種類の数だけ行のある表である。ファイルを一つずつ決めるのではなく、種類ごとに決める形に変わる。「誰に確かめるか」の欄には、税に関わる書類なら税理士、労務の書類なら社会保険労務士、取引先とのやりとりならその担当者、というように、人が書き入れていく。更新日の幅を見れば、その種類が今も増えているのか、ある年で止まっているのかも分かる。人が時間を使うのは、「分からない」と付いた行と、確かめる相手のいる行だけになる。

• 向く場面：共有フォルダや保存先に何年分ものファイルがあり、一つずつ開いて確かめる時間が取れない会社。ファイルやフォルダに、中身の見当がつく名前がおおむね付いている会社。
• 割に合わないこと：AIが付けるのは見当であって、保存の年数の当てはめではない。年数は、書類の種類、法人か個人事業か、いつから数えるかで変わる。個人のデータについては、使う必要がなくなったかどうかを、事業者自身が判断することになる。AIが「何年保存」と答えたとしても、それは確かめる前の見当である。その答えをもとに消せば、残す義務のあるものを消すことがありうる。そして、消したものは戻らない。次に、「新しいフォルダ(2)」のように名前から中身の分からないものは仕分けられず、「分からない」の行に残る。名前の付け方が揃っていない保存先ほど、その行が大きくなる。さらに、できた表は作った日のもので、翌日からまたファイルは増える。
• 始める前に要ること：保存先から、名前・置き場所・更新日の一覧を取り出すこと。取り出し方は保存先によって違う。もう一つ、ファイルやフォルダの名前そのものに、人の名前や取引先の名前が入っていることがある。中身を渡さなくても、名前の一覧が個人の情報を含みうる。個人情報保護委員会は2023年に、生成AIに個人情報を入力する場合の注意を呼びかけている。名前の部分を伏せてから渡す、使うAIサービスが入力した内容をどう扱うかを先に確かめる、といった手当てが要る。

※AIにはいろいろな種類・サービスがある。ここでは「特定の製品を入れる」話ではなく、「名前と日付の一覧から、種類ごとの仕分け表の下書きを作らせる」という使い方を指している。一度に読み込める量や形式は、サービスや契約によって違う。

B案：古い山には触らず、これから入ってくるものに、置く時点で種類と期限を付ける

溜まった分はそのままにして、今日から先に入ってくるものの置き方を変える道である。応募書類、問い合わせの記録、キャンペーンで集めた名簿。受け取った時点で、種類と、いつまで持つかを決め、フォルダの名前に書いておく。「採用_応募書類_○年○月まで」というように。

国の資料にも、近い考え方が出てくる。前出の通則編は、個人データを正確で最新の内容に保つための手だての例に「保存期間の設定等」を挙げている。マイナンバーのガイドラインは、マイナンバーの書かれた書類について、「保存期間経過後における廃棄を前提とした保管体制をとることが望ましい」と書いている。捨てる時期を後から考えるのではなく、置くときに決めておく、という考え方である。期限が名前に書いてあれば、何年か後にそれを見た人は、中を開けなくても、聞ける相手がいなくても、行き先を決められる。

• 向く場面：個人の情報が入った書類が、応募や申込み、問い合わせなどで日々新しく入ってくる会社。古い山に手をつける時間は当面取れないが、同じ山をこれ以上増やしたくない場合。
• 割に合わないこと：すでに溜まっているものは、一つも減らない。また、期限を付けるには、種類ごとに「いつまで持つか」を先に決めておく必要がある。保存の期間が法令で決まっている書類はそれを確かめることになるが、個人情報保護法には年数の定めが無いので、自社で決めることになる。決める回数が種類ごとに一度で済む、というところまでが、この道で軽くなる部分である。置く人の一手間も増える。その一手間が省かれれば、期限の書かれていないフォルダがまた積み上がる。期限が来たものを実際に消すのも、人である。
• 始める前に要ること：これから入ってくる書類やデータの種類を挙げ、そのうち個人の情報が入るものに印を付けること。期限を決めるのは、まずその種類だけで足りる。

C案：消すか残すかを決めないまま、使っていない保存先を閉じる

消さず、仕分けもせず、置き場所だけを変える道である。長く開かれていないフォルダや保存先を、普段の仕事で開く場所から外し、開ける人を絞る。全員が開ける共有フォルダに古い名簿が混ざっている状態を、まず解く。消していないので、あとで要ると分かれば元に戻せる。

• 向く場面：量が多く、中身を言える人もおらず、仕分けに入る見通しが立たない会社。誰でも開ける場所に、使い終わった名簿や退職者の書類が置かれたままになっている場合。
• 割に合わないこと：閉じても、持っていることに変わりはない。前に見たとおり、国のガイドラインがいう消去は、個人データとして使えなくすることである。開ける人を絞って移しただけなら、データは使える形のまま残っている。マイナンバーの書かれた書類も、移しただけなら、廃棄も削除もされないまま残っている。もう一つ、閉じた場所は、開かれなくなるぶん忘れられやすい。在ることを誰も覚えていない保存先が一つ増える、という形になりうる。この道は、判断を済ませる道ではなく、判断を先に送るあいだの置き方である。
• 始める前に要ること：何を、いつ、どこへ移し、誰が開けるのかを、一枚に書いて残すこと。あわせて、閉じるものの中にマイナンバーの書かれた書類が入っているかどうかだけは、移す前に確かめておくこと。

D案：名前を外して、数だけを残す

残したい理由が「傾向を見たい」「実績として数を持っておきたい」であれば、個人が分かる部分を手放し、集計だけを残す道がある。年ごとの問い合わせの件数、地域ごとの顧客の数、応募者の人数。前に引いた通則編の説明では、個人データの消去は、削除のほかに、特定の個人を識別できないようにすることなどを含む。名簿を手放しても、数字は手元に残る。

• 向く場面：使い終わった名簿を残している理由をたどると、「誰に連絡するか」ではなく「どのくらいあったか」に行き着く会社。
• 割に合わないこと：どこまで外せば特定の個人を識別できないと言えるのかは、ガイドラインのこの説明だけからは決まらない。データの中身ごとに確かめることになる。また、集計を作ったあとで元の名簿を消すところは、ほかの消去と同じく、やり直しがきかない。あとから別の切り口で数え直したくなっても、元は無い。保存の期間が法令で決まっている書類は、残す側の話であり、この道の対象ではない。
• 始める前に要ること：その名簿から、この先知りたくなる数字は何かを、先に書き出しておくこと。

四つは、どれも「全部残す」と「全部消す」のあいだに置かれている。溜まったものを、決められる大きさに分けていくための道である。

保存先を開く前に、紙の上でできることがある。この一歩では、何も消さない。

1. 仕事で受け取ってきた書類とデータの種類を、書き出す。フォルダを見ながらではなく、仕事の流れを思い出しながら挙げる。見積書、請求書、契約書、給与の書類、入社と退社の書類、応募書類、顧客の名簿、問い合わせの記録、案件ごとの図面や写真。
2. 種類ごとに、印を二つ付ける。一つは「保存の期間が法令で決まっていると聞いたことがある」。もう一つは「個人の名前や連絡先が入っている」。確かでないものには「？」を付ける。
3. マイナンバーの書かれた書類が、どこにあるかだけを確かめる。紙ならどの棚か。データならどの保存先か。退職した人の分が混ざっているかどうか。

一つ目の印だけが付いた種類は、残す側の見当がつく。二つ目の印だけが付いた種類が、「いつまで持つか」を自社で決めることになる側である。両方の印が付いた種類と、「？」の付いた種類が、確かめる必要のあるところになる。

この一歩でできるのは、自社の書類を種類で言えるようになり、物差しがどちらを向いていそうかの見当を付けるところまでだ。溜まっている山のどれがどの種類に当たるのか、実際にいつ何を消すのかは、その先に残る。

「種類は挙げられたが、古い共有フォルダの中身がどれに当たるのか、名前を見ても見当がつかない」「昔の担当者が作った名簿で、何のために集めたものなのかを聞ける相手がいない」「保存先がいくつもあり、どこに何年分あるのかも数えられていない」——役目を終えたものは、事情を知る人のほうが先にいなくなっていることが多い。

そういうときは、OSAKA AI-Center の窓口に相談するという選択肢がある。何かを買う必要はなく、こちらから売り込むこともない。「うちにはこういう古いデータが溜まっていて、どこから分けたものか」——その整理を一緒に考えるところまでが、この辞典の役割である。